Imagino que, a medida que su negocio ha ido creciendo, habrá rondado por su cabeza la idea de implementar un sistema de gestión empresarial (ERP, Enterprise Relationship Management, por sus siglas en ingles). De hecho, hasta incluso es muy probable que ya haya investigado algunas soluciones que existen hoy en día en el mercado. Pero, ¿Cómo saber cuándo un negocio se encuentra en una etapa de maduración notable para dar el paso e implementar un sistema ERP?
Tranquilo, no se preocupe, a continuación, vamos a dar algunos signos clave que LE permitirán identificar si el negocio requiere dar ese paso o, si por el contrario, aún es precipitado:
1. Falta de control en la información del negocio
A medida que el negocio crece, es fundamental concentrar toda la información financiera y operativa en un mismo lugar. Habitualmente, nos encontramos con casos donde el gerente de un negocio requiere de varios archivos de datos (Excel, por ejemplo) para concentrar un pequeño análisis de rentabilidad de su empresa, no tiene claridad del histórico de precios al que ha ido comercializando sus productos en años anteriores o no recuerda quien fue su mejor cliente hace 5 años. Estos son algunos de los muchos ejemplos que detonan la necesidad de buscar una solución que permita concentrar toda la información almacenada y protegida en un ambiente seguro y de fácil acceso, que le permita identificar rápidamente cuáles son las nuevas oportunidades que se le presentan a su negocio.
2. Incremento en los costos de mano de obra
Conforme las ventas de un negocio incrementan, paralelamente se aumenta toda la carga administrativa y operacional derivado de los procedimientos manuales que se ejecutan día con día y que coexisten desde el momento que inició operaciones un negocio.
Si detecta que existe un elevado número de empleados, cuyo rol y actividades principales se centran en la carga manual de información, probablemente esté cayendo la productividad de su negocio y por ende, sea necesario plantear la necesidad de un sistema ERP.
3. Inconsistencias recurrentes en la presentación de información
Simple pero cierto. Si su información presenta errores recurrentes, es probable que usted dedique un gran número de horas a rehacer sus archivos y papeles de trabajo, limitando así a no poder dedicarse a su negocio y, principalmente, a cómo hacer crecer su negocio año tras año.
4. La presencia en su negocio es indispensable para garantizar la continuidad del mismo.
Los negocios pequeños habitualmente demandan una presencia notoria del gerente en el negocio para asegurar que toda la operación se ejecuta correctamente. Sin embargo, en el contexto actual en el que vivimos, es muy importante también poder delegar todo tipo de actividades administrativas y operativas, las cuales puedan ser supervisadas a través de un sistema ERP, para poder dedicarse a actividades de mayor valor agregado.
5 La experiencia de sus clientes como consumidores se está deteriorando
Sus clientes son, después de todo, el centro de todo lo que hace. Las empresas en crecimiento que no cuentan con sistemas ERP normalmente encuentran cada vez más difícil ofrecer una experiencia perfecta y de alta calidad al cliente, porque simplemente no pueden acceder a la información que necesitan cuando un cliente la necesita. No poder contar con las facturas rápidamente, no contar con visibilidad para poder resolver una incidencia remótamente, no garantizar una entrega de productos en tiempo y forma, etc. Todos estos son ejemplos que podrían denotar la necesidad de ser el momento ideal para implementar un ERP.
